Cuando se tiene la plataforma completa, es decir, la los módulos Administrativos y Contables y al realizar ventas o devoluciones de ventas no se integran los valores de costo inventario a la contabilidad, usted debe hacer las siguientes revisiones:
En la integración contable de Venta y Devolución de Venta que tenga asignada la cuenta contable de Inventario y Costos de Mercancía, que en la configuración de líneas también este asignadas estas cuentas en Inventario y en Costo de Mercancía, que los productos solo estén en una sola línea.
Que en el kárdex de los productos haya costo de Mercancía
si el campo de costo está nulo o en ceros no trasladará valores a la contabilidad y en este caso deberá recalcular saldos y costos para este producto, verificar que si le carguen saldos y volver a grabar la factura o devolución.
Cuando el Megactivo no arrastra Saldos y Costos iniciales del inventario para el año actual se debe ingresar en Administración y Configuración; Configuración Administrativa, Saldos Iniciales y en Saldos Iniciales Inventario ingresamos en la opción Saldos; primero debemos recalcular saldos indicando el año a partir del cual deseamos realizar el proceso, una vez finalice recalculamos costos desde ese mismo año; este segundo proceso se puede hacer por un rango de productos a la vez indicando el producto inicial y final para este proceso.
Para el ajuste de inventarios usted tiene dos opciones, una es a través de Inventario Físico ingresando en la captura de inventario las cantidades que realmente hay en la bodega inventariada.
Esta opción la encuentra ingresando en Inventarios, Inventario Físico, crea el archivo en la pestaña Consulta, en la pestaña de Captura Inventario Físico traslada todos los productos que desea ajustar, indicando las existencias de cada uno de estos productos, si este inventario pertenece a un centro de costos específico la comparación debe ser directamente con ese centro de costos, y se da clic en ajustar inventario; el Megactivo realizará las entradas y salidas por las cantidades indicadas como diferencia, luego de haber indicado el Centro de costos, Concepto Fecha con la cual debe quedar el ajuste.
Otra es de forma manual a través de Entradas o Salidas según sea el caso, sobre todo si los costos están en negativo ya que estos valores también se deben dejar en cero y se deben hacer en fechas anteriores a que se generaran los valores negativos y a costo promedio, estas opciones se encuentran ingresando en Inventario y eligiendo el módulo a través del cual se van a realizar los ajustes.
Ajuste Inventario 1.
Ajuste Inventario 2.
Cuando entregamos productos en consignación debemos hacerlo a través de una Salida de Inventario, ya que no sabemos si el cliente va a comercializar todos los productos o si me va a devolver mercancía.
Una vez vencido el plazo al cual se entregó la mercancía en consignación se hará la factura de venta por los productos que realmente vendió el cliente y se realizará la entrada de los productos que no comercializó.
Si recibimos mercancía en consignación se deben ingresar a través de Entrada de Inventario ya que no sabemos si se va a comercializar todos los productos o si se va a devolver mercancía.
Una vez vencido el plazo al cual se recibió la mercancía en consignación se hará la factura de compra por los productos que realmente se vendieron y se realizará la salida de los productos que no comercializó.
Entrada Inventario
Salida Inventario
Para el envío de inventarios a ceros usted tiene dos opciones, una es a través de Inventario Físico dejando en la captura de inventario en ceros.
Esta opción la encuentra ingresando en Inventarios, Inventario Físico, crea el archivo en la pestaña Consulta, en la pestaña de Captura Inventario Físico traslada todos los productos que desea dejar en ceros, no asigna valores y graba, si este inventario pertenece a un centro de costos específico la comparación debe ser directamente con ese centro de costos, y se da clic en ajustar inventario; el Megactivo realizará las entradas y salidas por las cantidades indicadas como diferencia, luego de haber indicado el Centro de costos, Concepto Fecha con la cual debe quedar el ajuste.
Otra es de forma manual a través de Entradas o Salidas según sea el caso, sobre todo si los costos están en negativo ya que estos valores también se deben dejar en cero y se deben hacer en fechas anteriores a que se generaran los valores negativos y a costo promedio, estas opciones se encuentran ingresando en Inventario y eligiendo el módulo a través del cual se van a realizar los ajustes.
Para cambiar el precio de venta de los productos usted debe ingresar en Administración y Configuración; Modificación de Precios, selecciona los productos a los cuales desea cambiar el precio, indica si es un incremento o decremento en pesos o en porcentaje, a que lista de precios desea cambiar el valor, y en base a qué lista, asigna el valor en la casilla correspondiente a la selección porcentaje o constante y le clic en cambiar.
En esta opción también puede cambiar el iva a los productos, presionando clic en la pestaña Modificar Iva; igual debe seleccionar los productos que tiene el cambio de iva, ingresa el valor del iva y graba.
Cambio de Precios e Iva
El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza el método de inventario permanente, con este informe podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias del producto que posee la empresa para la venta, al igual que la variación de su costo promedio en el tiempo.
El kárdex lo puede generar en el Análisis de inventario, presionando clic en uno de los dos botones en forma de libro que tiene el producto a la izquierda de su nombre y luego en kárdex.
En el Megactivo puedes ingresar a través del Módulo Gerencial en la sección de Clientes presiona clic en Ventas o si es de proveedores presiona clic en compras.
En Documentos puede visualizar el documento con todos los productos que contengan costos y cantidades, es un documento exportable a excel o imprimible la consulta.
Otro informe que puede ser utilizado para este mismo fin es el de Consulta, allí puede generar la relación de productos que se le venden a un cliente o que se ha comprado a un proveedor, no relaciona los documentos pero si las cantidades y costos.
En el Megactivo usted puede encontrar el informe de Inventario Valorizado ingresando a través del Análisis de Inventario que se encuentra en Entradas o Salidas de Inventario o en el Módulo Gerencial, presiona clic en el botón Inventario Valorizado, puede hacer el comparativo entre los 3 costos y las 4 listas de precios y puede exportar el informe al excel.
La exportación al excel puede bloquearse para algunos documentos debido a la forma de ingreso, puede ser que usted ha ingresado al Megactivo con una ortografía y exportado el documento con esta, al ingresar con otra ortografía el sistema le saca el error. La forma de acceder al sistema es muy importante sobre todo para la exportación de los documentos, por lo que siempre se recomienda escribir el nombre de la empresa en MAYÚSCULA, el usuario y contraseña siempre en minúsculas.
Esto solo se da cuando faltan los logos de la empresa,en este caso debe subir el logo reportes y hoja carta ya que es necesario para la generación de los informes en pdf y documentos. El Logo Reportes tiene una medida en pixeles de 600 de ancho por 105 de alto, y el Logo de Hoja Carta tiene una medida en pixeles de 2550 de ancho por 3300 de alto, el formato en que se grabe debe ser jpg, el nombre asignado a estos archivos debe ir sin caracteres especiales y en minúsculas.
Asignación logos
Configuración tamaño logos
Esto sucede cuando usted tiene en el navegador predeterminado la descarga de los documentos de pdf y no la previsualización, en este caso usted debe ingresar en las opciones de navegador y en Aplicaciones seleccionar para el pdf que desea la previsualización
El ingreso de los inventarios iniciales de los productos se debe realizar a través de Entrada de Mercancía indicando la fecha inicial de dicho inventario, luego recalcular saldos y costos para el año al cual pertenecen.
Entrada de Mercancía
Esto sucede porque aún no se ha generado para estos productos el documento de control de existencias.
Para generarlos solo debe recalcular saldos y costos para los productos nuevos, estos procedimientos los encuentra ingresando en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Saldos Iniciales, Saldos Iniciales de Inventario y presionando clic en el botón Saldos.
El orden es siempre re-calcular saldos para el año actual (2020) y luego los costos solo para ese producto y para el año actual (2020)
En el Megactivo usted puede crear productos que están compuestos por otros productos, que a su vez se pueden vender en forma independiente, ej. una ancheta, un kit escolar..., En el Megactivo se conocen como productos Tipo Fórmula, al realizar la venta de estos productos se descargan del inventario en forma independiente cada uno de los componentes.
El procedimiento es el siguiente:
1. Ingresar en Configuración y administración, Configuración Administrativa, Configuración Inventarios y còdigos, en la ficha Códigos indicar la cantidad de caracteres que tendrá cada uno de los niveles de productos, ej. en el grupo 2, subgrupos 4, referencia 6
2. Crear el producto tipo fórmula con sus respectivos precios de venta
3. Ingrese en inventario utilidades
4. En la ficha Adicionar, escriba el código y nombre del producto tipo fórmula que va a crear, del panel de la derecha elige los productos que harán parte de este producto final y al darle clic en la flecha que señala a la izquierda para adicionarlos al producto final, indique la cantidad y porcentaje de descuento para estos, el porcentaje no puede estar nulo, debe contener un número igual o diferente a cero (0); grabe.
5. En la ficha consulta usted puede verificar los productos tipo formula y sus componentes
6. A través de las entradas registre la cantidad de KIT que ha producido. Estos se descontarán al momento de la venta al igual que los componentes de cada uno de los kit